Dane w ChatGPT a RODO: co wolno wprowadzać w firmie
Sprawdź, jakie dane firmowe i osobowe można bezpiecznie wprowadzać do ChatGPT. Omawiamy RODO, tajemnicę przedsiębiorstwa i odpowiedzialność podatkową.
Korzystanie z ChatGPT w firmie wymaga przestrzegania RODO, przepisów o tajemnicy przedsiębiorstwa oraz zasad odpowiedzialności podatkowej, a ich naruszenie może skutkować administracyjną karą pieniężną lub roszczeniem odszkodowawczym klienta.
Jakie dane osobowe nie powinny trafiać do ChatGPT?
Dane osobowe to, zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO, każda informacja pozwalająca zidentyfikować konkretną osobę fizyczną. Imię i nazwisko w połączeniu z adresem, numerem telefonu czy PESEL-em są więc danymi chronionymi, nawet jeśli wydają się drobnym szczegółem.
Typowym ryzykiem jest sytuacja, w której księgowy wkleja do otwartego czatu faktury klientów z numerami PESEL, żeby szybko uzyskać zestawienie. Taki odruch przenosi dane poza kontrolę firmy, bez jasnej podstawy prawnej.
Warto też pamiętać, że usunięcie danych z własnego dokumentu nie kończy sprawy. Wytyczne EROD wyraźnie rozróżniają anonimizację wykonaną przez dostawcę od trwałego usunięcia danych, dlatego nie należy zakładać, że po stronie usługi dane znikają.
Praktyczna wskazówka
Przed wklejeniem tekstu usuń wszystkie identyfikatory: nazwiska, numery dokumentów, adresy, dane kontaktowe. Dopiero tak przygotowany fragment możesz rozważyć do analizy, a i tak tylko wtedy, gdy wewnętrzna polityka firmy na to pozwala.
Jakie obowiązki z RODO spoczywają na firmie?
Przy wdrażaniu AI kluczowe są dwie zasady. Pierwsza, zapisana w art. 5 ust. 1 lit. f RODO, wymaga zapewnienia integralności i poufności danych. Druga, z art. 5 ust. 2 RODO, to rozliczalność: firma musi nie tylko przestrzegać przepisów, ale też umieć to udokumentować.
| Obszar | Podstawa prawna | Co oznacza w praktyce |
|---|---|---|
| Definicja danych osobowych | art. 4 pkt 1 RODO | Każda informacja identyfikująca osobę fizyczną |
| Integralność i poufność | art. 5 ust. 1 lit. f RODO | Ochrona danych przed nieuprawnionym ujawnieniem |
| Rozliczalność | art. 5 ust. 2 RODO | Konieczność wykazania zgodności z przepisami |
| Odpowiedzialność wobec klienta | art. 82 RODO | Możliwość roszczenia odszkodowawczego |
| Tajemnica przedsiębiorstwa | art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji | Ochrona informacji o wartości gospodarczej firmy |
Brak wewnętrznych zasad korzystania z AI utrudnia wykazanie rozliczalności. Dlatego warto spisać, jakie narzędzia są dozwolone i jakie kategorie danych nigdy nie mogą być w nich przetwarzane.
Czy kod źródłowy i know-how są bezpieczne w ChatGPT?
Nie, jeśli korzysta się z otwartej wersji narzędzia bez analizy warunków. Przykładem jest inżynier, który wkleja autorski kod źródłowy, aby go zoptymalizować. Jeżeli polityka dostawcy dopuszcza wykorzystanie danych do uczenia modelu, poufność informacji przestaje być zagwarantowana.
Kod, algorytmy, receptury czy strategie cenowe mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Ich ujawnienie zewnętrznemu podmiotowi może osłabić pozycję firmy i jej zdolność do dochodzenia ochrony.
Kto odpowiada za błędy AI w rozliczeniach podatkowych?
Odpowiedzialność zawsze spoczywa na podatniku. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT to przedsiębiorca podpisuje i składa rozliczenie, a sztuczna inteligencja nie może pełnić roli biegłego ani doradcy podatkowego.
Organy skarbowe traktują błędy wynikające z pracy AI jako zawinione przez podatnika. Wskazywanie na algorytm jako przyczynę nieprawidłowości jest więc okolicznością obciążającą, a nie łagodzącą. Największe ryzyko dotyczy rozliczeń VAT oraz cen transferowych, gdzie drobna pomyłka potrafi wygenerować poważne konsekwencje.
Co to oznacza dla Ciebie w praktyce?
Jeśli korzystasz z ChatGPT w pracy, zacznij od prostych kroków:
- Ustal, które dane są dozwolone, a które zakazane. Dane osobowe klientów, numery PESEL, kod źródłowy i informacje handlowe traktuj jako strefę zakazaną w otwartych wersjach narzędzi.
- Sprawdź politykę dostawcy, szczególnie zapisy dotyczące uczenia modelu na Twoich danych.
- Anonimizuj materiały przed wklejeniem, pamiętając, że zanonimizowanie u siebie to inna sytuacja niż zapewnienie usunięcia danych przez dostawcę.
- Każdą wygenerowaną odpowiedź w sprawach podatkowych weryfikuj z kompetentnym doradcą. Odpowiedzialność i tak zostanie po Twojej stronie.
- Spisz wewnętrzne zasady korzystania z AI, bo to one pomogą wykazać rozliczalność w razie kontroli lub skargi.
Korzystanie z AI daje realne oszczędności czasu, ale wymaga świadomego podejścia. Firma, która zna granice, unika najpoważniejszych konsekwencji.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wkleić do ChatGPT fakturę zawierającą PESEL klienta?
Nie powinieneś tego robić w otwartej wersji narzędzia. PESEL to dana osobowa w rozumieniu RODO, a jej przekazanie dostawcy bez podstawy prawnej może zostać uznane za naruszenie ochrony danych.
Czy anonimizacja danych u dostawcy AI wystarcza, by je bezpiecznie przesłać?
Nie zawsze. Według wytycznych EROD anonimizacja przeprowadzona przez dostawcę nie jest tym samym co trwałe usunięcie danych, więc sama obietnica anonimizacji nie chroni przed ryzykiem.
Czy kod źródłowy firmy może trafić do ChatGPT w celu optymalizacji?
Ryzykowne. Jeśli polityka dostawcy dopuszcza wykorzystanie treści do uczenia modelu, firma traci kontrolę nad poufnością swojego kodu, a tym samym może naruszyć tajemnicę przedsiębiorstwa.
Kto odpowiada za błąd w rozliczeniu podatkowym przygotowanym z pomocą AI?
Odpowiedzialność spoczywa na podatniku, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Organy skarbowe traktują błędy AI jako zawinione przez podatnika, a tłumaczenie się algorytmem zwykle nie pomaga.
Na podstawie: Poradnik Przedsiębiorcy. Tekst opracowany redakcyjnie.