AI w samorządach: dlaczego kierownictwo, nie IT, powinno nim zarządzać

Odpowiedzialność za wdrażanie sztucznej inteligencji w samorządach powinno ponieść kierownictwo, a nie dział informatyki — to fundamentalna zasada, którą wiele urzędów ignoruje, kierując temat bezpośrednio do specjalistów techników.

Dlaczego AI to nie tylko kwestia technologii?

Powszechny błąd polega na traktowaniu sztucznej inteligencji wyłącznie jako narzędzia informatycznego. W rzeczywistości wdrożenie AI w urzędzie samorządowym dotyka całej organizacji. Systemy oparte na AI wpływają na sposób, w jaki pracownicy wykonują swoje zadania, jak obsługiwani są mieszkańcy, w jaki sposób chronione są dane osobowe i jak funkcjonuje kontrola zarządcza wewnątrz jednostki.

To oznacza, że decyzje dotyczące AI nie mogą być podejmowane w izolacji przez dział IT. Są to przede wszystkim decyzje organizacyjne i zarządcze — kwestie techniczne stanowią jedynie ich wtórny wymiar.

Kto faktycznie odpowiada za rezultat AI?

Odpowiedzialność za to, jak sztuczna inteligencja jest wykorzystywana w urzędzie, spoczywa na kierowniku jednostki i organach administracji. To oni ponoszą konsekwencje decyzji dotyczących wdrożenia i sposobu użytkowania systemu.

Dział IT nie odpowiada za treść odpowiedzi generowanych przez AI ani za ich zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Jego rola ogranicza się do:

• zapewnienia odpowiedniej infrastruktury technicznej,
• integracji systemów,
• zarządzania dostępami użytkowników,
• monitorowania bezpieczeństwa informacji,
• śledzenia parametrów technicznych narzędzi.

Kierownictwo natomiast zarządza sposobem, w jaki algorytm lub narzędzie AI jest stosowane w praktyce — to jest zarządzaniem procesem, a nie samą technologią.

Od czego zacząć wdrażanie AI w samorządzie?

Zanim samorząd wybierze konkretne narzędzie AI, powinien odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: „Kto ponosi odpowiedzialność za sposób wykorzystania tego systemu?”

Odpowiedź na to pytanie wyznacza całą ścieżkę wdrożenia. Dopiero po jej ustaleniu warto przystąpić do analizy procesów. Kierownictwo powinno zidentyfikować, które procesy robocze chcą usprawnić, gdzie AI może przynieść rzeczywistą wartość, a gdzie jego zastosowanie byłoby nieuzasadnione.

Zarządzanie sztuczną inteligencją to zarządzanie całym cyklem — od rozpoznania potrzeby biznesowej, przez wybór narzędzia, jego implementację, aż po stały monitoring wyników i zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi.

Gdzie AI może wspierać pracę samorządu?

Sztuczna inteligencja, szczególnie generatywna, która potrafi tworzyć oryginalne treści, może znaleźć zastosowanie w wielu obszarach pracy samorządu:

• Komunikacja z mieszkańcami — przygotowywanie odpowiedzi na pisma i zapytania,
• Analiza dokumentów — przeglądanie i klasyfikacja przychodzących pism,
• Organizacja spraw — automatyczna kategoryzacja wniosków i spraw,
• Procesy kadrowe — wsparcie w rekrutacji pracowników,
• Zamówienia publiczne — analiza dokumentacji przetargowej,
• Decyzje administracyjne — przygotowanie projektów decyzji dla mieszkańców.

W każdym z tych obszarów odpowiedzialność za prawidłowe użycie AI musi być jasno przypisana kierownictwu.

Zgodność z wymogami AI Act

Unia Europejska wprowadza ustawę AI Act, która nakłada na organizacje obowiązek zarządzania ryzykiem związanym z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zgodność z tymi wymogami zależy bezpośrednio od tego, czy samorząd jasno zdefiniował, kto odpowiada za sposób wykorzystania AI.

Jeśli odpowiedzialność pozostaje niejasna lub leży wyłącznie po stronie działu IT, samorząd narażony jest na naruszenie przepisów prawa. Wymogi AI Act obejmują przede wszystkim organizacyjne i zarządcze aspekty wdrożenia, a nie tylko aspekty techniczne.

Co to oznacza dla samorządów w praktyce?

Dla kierowników samorządów oznacza to konieczność przejęcia aktywnej roli w procesie wdrażania AI. To nie jest delegacja zadania dla specjalistów IT — to decyzja strategiczna, którą powinien podjąć kierownik jednostki.

Dla działów IT oznacza to zmianę roli: zamiast decydować o wyborze narzędzia, wspierają wdrożenie decyzji podjętej przez kierownictwo i zapewniają bezpieczeństwo oraz stabilność techniczną systemu.

Dla całej organizacji oznacza to konieczność przygotowania się na zmianę — sztuczna inteligencja będzie wpływać na organizację pracy, bezpieczeństwo danych i sposób obsługi mieszkańców. Bez jasnego przydzielenia odpowiedzialności zmiana ta może być chaotyczna i niezgodna z prawem.

Samorządy, które zdecydują się na wdrożenie AI, powinny zatem zacząć od rozmowy w kierownictwie, a dopiero potem skierować temat do działu IT jako do partnera technicznego, a nie decydenta.