ExtrAct: AI do automatycznej ekstrakcji danych z dokumentów

ExtrAct to system sztucznej inteligencji do automatycznej ekstrakcji danych z dokumentów administracyjnych, opracowany przez Instytut Badawczy IDEAS i wdrożony w Urzędzie Miasta i Gminy Międzyzdroje.

Tradycyjnie pracownicy urzędów spędzają wiele godzin na ręcznym przeglądaniu i przepisywaniu informacji z wielostronicowych dokumentów. ExtrAct zmienia ten proces, automatycznie analizując dokumenty i dostarczając gotowy, uporządkowany zestaw danych, który pracownik może natychmiast wykorzystać w swoich zadaniach.

Jak działa ExtrAct?

System analizuje różnorodne dokumenty administracyjne, w tym:

• akty notarialne
• księgi wieczyste
• kartoteki gruntów, budynków i lokali
• dokumenty związane z opodatkowaniem nieruchomości

Efektem działania narzędzia nie jest jedynie “odczyt” dokumentu — system ekstrahuje konkretne informacje i organizuje je w logiczny, gotowy do użytku format. Przykładowo, z aktu notarialnego ExtrAct wyodrębnia dane stron transakcji, parametry nieruchomości, zapisy prawne oraz inne istotne informacje, prezentując je w strukturyzowanej formie.

Skuteczność i testowanie

Instytut Badawczy IDEAS przetestował ExtrAct na ponad 350 rzeczywistych aktach notarialnych, aby upewnić się o jego niezawodności w warunkach praktycznego użytku. Wyniki testów wykazały, że system osiąga niemal 95% skuteczności w ekstrakcji danych.

Najlepiej wypadła analiza zapisów prawnych z dokładnością powyżej 98%, co jest szczególnie ważne ze względu na znaczenie precyzji w dokumentach prawnych. Taka wysoka dokładność oznacza, że pracownicy mogą polegać na danych dostarczonych przez system bez potrzeby gruntownej weryfikacji każdego elementu.

Praktyczne zastosowania w administracji

ExtrAct wspiera pracowników urzędu w realizacji zadań związanych z:

• opodatkowaniem nieruchomości — automatyczne ekstrahowanie danych o nieruchomościach niezbędnych do obliczenia podatków
• planowaniem przestrzennym — analiza dokumentów zawierających informacje o terenie i zabudowie
• gospodarką nieruchomościami — organizacja i przetwarzanie danych o gruntach i budynkach

Zamiast aby urzędnik spędzał kilka godzin na ręcznym przeglądaniu kilkudziesięciostronicowego dokumentu, system dostarczy mu gotowy zestaw informacji w kilka sekund. Pozwala to pracownikom skupić się na zadaniach wymagających ludzkiego osądu, takich jak analiza wyjątkowych sytuacji czy podejmowanie decyzji administracyjnych.

Architektura i możliwości skalowania

Rozwiązanie zostało zaprojektowane z myślą o łatwym powielaniu w innych instytucjach. ExtrAct jest modułowy — poszczególne komponenty można dostosowywać do specyficznych potrzeb różnych urzędów. System oparty jest na otwartym oprogramowaniu, co oznacza, że jego kod jest dostępny do przeglądu i modyfikacji, a instytucje nie są uzależnione od jednego dostawcy.

Taka architektura ma kluczowe znaczenie dla administracji publicznej, gdzie bezpieczeństwo danych, przejrzystość procesów i niezależność technologiczna są priorytetami.

Co to oznacza dla administracji lokalnej

Wdrożenie ExtrAct w Urzędzie Miasta i Gminy Międzyzdroje stanowi dowód, że AI może efektywnie wspierać pracę administracji publicznej. System nie zastępuje pracowników — wspomaga ich, automatyzując czasochłonne, powtarzalne zadania związane z przetwarzaniem dokumentów.

To podejście jest zgodne z wynikami najnowszych badań, które wskazują, że sztuczna inteligencja na razie częściej wspomaga pracowników niż ich zastępuje. W kontekście administracji lokalnej oznacza to, że urzędnicy mogą pracować bardziej efektywnie, przetwarzając więcej dokumentów w tym samym czasie i zmniejszając błędy wynikające z ludzkiego zmęczenia.

Dla samorządów, które borykają się z ograniczonymi zasobami kadrowymi, ExtrAct oferuje praktyczne rozwiązanie pozwalające na podniesienie efektywności bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. Modułowa budowa systemu oznacza, że inne urzędy mogą wdrożyć podobne rozwiązania, dostosowując je do swoich specyficznych potrzeb.

Perspektywy dalszego rozwoju

Succes ExtrAct w Międzyzdrojach pokazuje potencjał AI w sektorze publicznym. W przyszłości podobne systemy mogą być wdrażane w innych urzędach zajmujących się przetwarzaniem dokumentów — od wydziałów podatków po biura geodezji czy rejestry handlowe. Polska rynek pracy zmienia się pod wpływem coraz szerszego zastosowania AI, a administracja lokalna może być jednym z sektorów, które odniosą największe korzyści z tej transformacji.