Urzędy walczą z AI-generowanymi pismami. Jak się bronią?

Polskie urzędy publiczne stanęły przed nowym wyzwaniem: falą pism tworzonych przez sztuczną inteligencję, które zalewają ich skrzynki odbiorczych i wymagają zdecydowanie więcej czasu na przetworzenie niż tradycyjne dokumenty.

Skalę problemu ujawniają liczby z polskich instytucji

Dane zebrane przez „Dziennik Gazetę Prawną” pokazują dramatyczny wzrost liczby wniosków w kilku kluczowych instytucjach publicznych. Szczególnie widoczny jest ten trend w Regionalnych Izbach Obrachunkowych (RIO), które nadzorują gospodarkę finansową samorządów.

Instytucja	2024 r. (cały rok)	2025 r. (do połowy roku)	Wzrost
RIO Opole	33 wnioski	69 wniosków	+109%
UOKiK	dane o wzroście sygnałów konsumenckich	nie podano liczb	potwierdzony
Urzędy Miejskie (Wrocław, Kraków)	dane bazowe	wzrost wniosków o dostęp do informacji	potwierdzony

RIO w Kielcach i Katowicach również odnotowały znaczny wzrost liczby otrzymanych pism. Wzrost ten instytucje bezpośrednio wiążą z upowszechnieniem się narzędzi AI dostępnych dla szerokiej publiczności.

Jak urzędnicy rozpoznają pisma napisane przez AI?

Pracownicy instytucji publicznych szybko nauczyli się dostrzegać charakterystyczne cechy dokumentów generowanych przez sztuczną inteligencję. Nie są to jedynie subiektywne obserwacje — urzędy zidentyfikowały konkretne, powtarzające się wzorce.

Pierwszą cechą jest schematyczna struktura pism. W przeciwieństwie do naturalnie pisanych dokumentów, które mogą być bardziej chaotyczne i personalne, AI generuje tekst o bardzo regularnym, przewidywalnym układzie. Druga obserwacja dotyczy objętości — pisma tworzone przez AI są znacznie dłuższe niż tradycyjne wnioski, zawierają więcej tekstu wypełniającego.

Trzecia, bardzo charakterystyczna cecha to wygrubienia długich fragmentów tekstu. Choć wydawałoby się, że to powinno ułatwić czytanie, w rzeczywistości często zaciemnia istotę sprawy poprzez podkreślanie fragmentów mało istotnych dla danego przypadku.

Czwarta cecha to odwołania do przepisów i wyroków sądów, które nie mają związku z daną sprawą. AI, generując tekst, często „halucynuje” — czyli wymyśla przepisy, artykuły lub wyroki, które brzmią wiarygodnie, ale nie istnieją lub są całkowicie nieistotne. To wymaga od urzędników dodatkowej weryfikacji każdego cytowanego źródła.

Szczególnie zastanawiającym przypadkiem, na który zwrócił uwagę Urząd Regulacji Energetyki, jest sytuacja, gdy w tekście przesłanego dokumentu zachowują się prompty — czyli instrukcje kierowane do AI. To jak gdyby ktoś zapomniał usunąć notatki z instrukcjami przed wysłaniem dokumentu. Na przykład w tekście mogą pojawić się fragmenty takie jak: „[wstaw tutaj argumenty prawne]” lub „[uzupełnij przepisy dotyczące energii]”.

Co to oznacza dla urzędów — praktyczne konsekwencje

Wzrost liczby pism generowanych przez AI to nie tylko statystyka. To konkretne obciążenie dla pracowników administracji publicznej, którzy muszą poświęcić znacznie więcej czasu na przetworzenie każdego dokumentu.

Każde pismo wymaga weryfikacji faktów — czy cytowane przepisy rzeczywiście istnieją, czy wyroki sądów są autentyczne, czy przepisy faktycznie dotyczą danej sprawy. To dodatkowa warstwa pracy, którą tradycyjne pisma nie wymagają. Pracownik musi być czujny, ponieważ halucynacje AI mogą być bardzo przekonujące — przepisy brzmią wiarygodnie, numery artykułów wyglądają poprawnie, ale mogą być całkowicie zmyślone.

Druga konsekwencja to wydłużony czas przetwarzania. Gdy pismo ma dwa razy więcej słów, zawiera dziesięć przepisów zamiast trzech, a połowa z nich musi być zweryfikowana — proces zajmuje znacznie więcej czasu. To opóźnia obsługę innych spraw i zmniejsza efektywność urzędu.

Trzecia kwestia to obciążenie systemów informatycznych. Większa objętość dokumentów oznacza więcej miejsca na serwerach, dłuższe czasy indeksowania i archiwizacji.

Jak instytucje reagują — od narzędzi do procedur

Niektóre urzędy zdecydowały się na proaktywne podejście. Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu kupiła specjalne narzędzie AI, które potrafi w wielu przypadkach potwierdzić, że dane pismo zostało wygenerowane przez sztuczną inteligencję. To rozwiązanie pozwala na szybszą identyfikację dokumentów wymagających szczególnej uwagi.

Jednak większość instytucji, które odpowiadały na pytania mediów, nie zmieniła jak na razie swoich procedur w zakresie obsługi wiadomości generowanych przez AI. Oznacza to, że pisma tworzone przez AI są przetwarzane na równi z dokumentami tradycyjnymi, co może prowadzić do niezauważenia błędów lub halucynacji.

Brak ustandaryzowanych procedur to problem dla całego sektora administracji publicznej. Brakuje jasnych wytycznych, jak powinny być traktowane pisma, w których podejrzewa się użycie AI. Czy powinny być oznaczane specjalnie? Czy pracownicy powinni otrzymać szkolenie z rozpoznawania halucynacji AI? Czy urzędy powinny inwestować w narzędzia do detekcji? Na te pytania brakuje odpowiedzi na poziomie krajowym.

Perspektywy na przyszłość

Sytuacja w polskich urzędach jest symptomem szerszego trendu. W miarę jak narzędzia AI stają się bardziej dostępne i łatwiejsze w użyciu, coraz więcej osób będzie je wykorzystywać do tworzenia pism, wniosków i skarg. Urzędy będą musiały się do tego dostosować.

Możliwe rozwiązania to wprowadzenie obowiązkowych procedur weryfikacji dla pism podejrzewanych o pochodzenie od AI, inwestycje w narzędzia do detekcji, szkolenia dla pracowników oraz ewentualnie zmiana przepisów dotyczących wymogów formalnych dla pism kierowanych do urzędów. Bez takich kroków problem będzie się nasilać, a efektywność administracji publicznej będzie spadać.