Czy urzędnicy mogą używać ChatGPT do pracy?

Tak, co drugi urzędnik już to robi. Jednak muszą przestrzegać zasad ochrony danych — nigdy nie powinni przekazywać do publicznych narzędzi AI dokumentów z danymi osobowymi lub tajemnicą postępowania. Bezpieczniejsze jest anonimizowanie danych lub opisanie samego problemu do analizy.

Jakie dokumenty nie powinny trafiać do narzędzi AI?

Projekty decyzji administracyjnych, umowy, dokumentacja przetargowa i pisma zawierające dane mieszkańców lub informacje objęte tajemnicą postępowania. W każdym przypadku można zamiast tego przesłać zanonimizowaną wersję lub sam opis problemu.

Czy AI może podejmować decyzje administracyjne?

Nie. Sztuczna inteligencja powinna wspierać pracownika w czynnościach powtarzalnych, takich jak przygotowywanie projektów dokumentów czy analiza informacji, ale podejmowanie decyzji musi pozostać w rękach człowieka.

Jaki jest cel wdrażania AI w administracji do 2030 roku?

Ministerstwo Cyfryzacji zakłada, że do 2030 roku co najmniej 80 procent podmiotów publicznych będzie korzystać z narzędzi AI. Celem jest usprawnienie funkcjonowania samorządów i podniesienie efektywności pracy urzędników.

5 dobrych praktyk AI w urzędach. Jak bezpiecznie wdrażać sztuczną inteligencję

Co drugi urzędnik już korzysta z AI. Poznaj 5 praktyk, które pozwolą samorządom wdrażać ChatGPT i Claude bezpiecznie, zgodnie z RODO i przepisami o ochronie…

Sztuczna inteligencja przestaje być przyszłością administracji publicznej — to już teraźniejszość. Według raportu “Polskie miasta wobec sztucznej inteligencji” przygotowanego przez Fundację Miasto i Związek Miast Polskich, co drugi urzędnik w Polsce korzysta już z narzędzi AI takich jak ChatGPT, Copilot czy Claude.

To zmiana znacząca, ale jednocześnie rodzi nowe pytania. Ministerstwo Cyfryzacji wyznaczyło ambitny cel: do 2030 roku z narzędzi AI ma korzystać co najmniej 80 procent podmiotów publicznych. Oznacza to, że pytanie nie brzmi już “czy samorządy będą wdrażać AI”, lecz “jak robić to odpowiedzialnie, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami”.

Gdzie jest problem? Stan wdrażania AI w urzędach

Raport ujawnia istotną lukę: chociaż co drugi urzędnik już eksperymentuje z narzędziami AI, zaledwie 27,5 procent badanych samorządów wdrożyło sztuczną inteligencję w sposób systemowy. Większość urzędów nadal nie posiada wewnętrznych zasad korzystania z tymi rozwiązaniami.

To oznacza chaos — każdy urzędnik robi to, co uważa za słuszne, bez jasnych wytycznych. Taka sytuacja stwarza ryzyko: od naruszenia ochrony danych osobowych, przez ujawnienie informacji objętych tajemnicą postępowania, aż po błędy merytoryczne wynikające z nieznajomości ograniczeń AI.

Mec. Bartłomiej Tkaczyk, partner kancelarii LEGALLY.SMART i ekspert ds. obsługi jednostek samorządu terytorialnego, podkreśla: “Sztuczna inteligencja może znacząco usprawniać funkcjonowanie samorządów — od przygotowywania projektów dokumentów po analizę informacji. To naturalny kierunek rozwoju administracji. Kluczowe jest jednak wypracowanie zasad, które pozwolą korzystać z AI świadomie i bezpiecznie”.

5 dobrych praktyk dla samorządów

1. Edukacja zamiast zakazów

Wdrażanie AI w administracji nie powinno zaczynać się od zakazów, lecz od edukacji. Samorządy, które przygotują jasne zasady korzystania z nowych technologii, będą mogły bezpiecznie wykorzystywać ich potencjał w codziennej pracy.

To oznacza szkolenia dla pracowników, wyjaśnienie możliwości i ograniczeń AI, oraz stworzenie kultury świadomego korzystania z technologii.

2. Wsparcie pracownika, nie zastępstwo człowieka

Największe korzyści z wykorzystania AI pojawiają się wtedy, gdy technologia wspiera pracownika w wykonywaniu powtarzalnych czynności — takich jak przygotowywanie projektów dokumentów, analiza informacji czy wstępna redakcja pism.

Kluczowe jest pozostawienie podejmowania decyzji człowiekowi. AI powinno być asystentem, a nie autorytetem.

3. Anonimizacja zamiast pełnych dokumentów

To najważniejsza praktyka z punktu widzenia bezpieczeństwa. Publiczne narzędzia AI nie powinny służyć do przekazywania kompletnych dokumentów zawierających dane osobowe mieszkańców czy informacje objęte tajemnicą postępowania.

W wielu przypadkach wystarczające jest:

zanonimizowanie dokumentu (usunięcie danych identyfikujących osoby)
opisanie samego problemu bez ujawniania szczegółów
przesłanie fragmentu dokumentu zamiast całości

Mec. Tkaczyk wskazuje: “W praktyce często nie ma potrzeby przekazywania całego dokumentu do narzędzia AI. Zdecydowanie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest anonimizacja danych lub przedstawienie samego problemu do analizy. Dzięki temu można wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji, jednocześnie zachowując zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony informacji i danych osobowych”.

4. Jasne procedury dla konkretnych typów dokumentów

Samorządy powinny opracować wewnętrzne procedury określające, które dokumenty mogą trafiać do narzędzi AI, a które nie. Szczególnie ostrożnie należy podchodzić do:

Typ dokumentu	Czy można przesłać całość?	Rekomendacja
Projekty decyzji administracyjnych	Nie	Anonimizacja lub opis problemu
Umowy	Nie	Anonimizacja danych stron
Dokumentacja przetargowa	Nie	Opis problemu bez szczegółów
Pisma zawierające dane mieszkańców	Nie	Zanonimizowana wersja
Wewnętrzne notatki (bez danych osobowych)	Tak	Można przesyłać
Pytania merytoryczne (bez danych)	Tak	Można przesyłać

5. Systemowe wdrażanie z wyznaczonym koordynatorem

Zamiast pozwalać każdemu działowi na samodzielne eksperymenty, warto wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za koordynację wdrażania AI. Ta osoba powinna:

monitorować, jakie narzędzia AI są używane w urzędzie
udzielać porad pracownikom
aktualizować procedury w miarę pojawiania się nowych zagrożeń
raportować kierownictwu o postępach i problemach

Co to oznacza dla praktyki?

Wdrażanie AI w samorządach to nie jednorazowa akcja, lecz proces. Samorządy, które dziś przygotują jasne zasady i procedury, będą mogły bezpiecznie wykorzystywać potencjał sztucznej inteligencji w codziennej pracy.

Nie chodzi o to, aby pracownicy bali się używać AI — chodzi o to, aby używali go świadomie i odpowiedzialnie. Edukacja, proste procedury i wsparcie kierownictwa to fundament bezpiecznego wdrażania.

Do 2030 roku co najmniej 80 procent podmiotów publicznych będzie korzystać z AI. Pytanie brzmi: czy będą to robić chaotycznie, czy według jasnych standardów? Odpowiedź zależy od decyzji, które samorządy podejmą dziś.